Diagonal row of smartphone mockups displaying various WELT app screens.

Skalierbare Onboarding-Strategie gestalten

Balance zwischen Produkt-Onboarding und Premium-Konversion

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My role

Benchmarking
Research
Facilitator
UX Concept
Prototyping

The team

Product Owner
Premium Team
Editorial Team
UX Team Lead
UI Designer
UX Researcher
App Developers

Deliverables

Stakeholder interviews
Brainstorming Workshop
App Onboarding
Plus Onboarding
Mid Fidelity Prototype

Kontext

Ziel dieses Projekts war es, das Engagement von Erstnutzern durch ein strukturiertes Onboarding im WELT News App zu verbessern. Parallel dazu gab es eine Initiative für ein eigenes Onboarding für neue WELTplus-Abonnenten, mit Fokus auf die Kommunikation des Premium-Mehrwerts.

Dadurch entstanden zwei Onboarding-Systeme, die parallel entwickelt wurden. Beide richteten sich an Nutzer am Beginn ihrer Journey, hatten jedoch unterschiedliche Ziele und Auslöser.

Um früh eine klare Richtung zu definieren, haben wir zentrale Prinzipien festgelegt, die das Onboarding erfüllen sollte.

Providing an effective mobile application onboarding can significantly impact customer retention and churn rate reduction. According to a 2022 study, despite having an average of 40 apps installed, users spend around 89% of their screen time with a mere 18 applications. Securing a spot within these preferred 18 apps, as opposed to being overshadowed by competitors, depends highly on the user's very first encounter with your app.

Als UX Designer arbeitete ich eng mit Product Ownern, dem Plus-Team, einer UX Researcherin, Redakteuren und Entwicklern in einem iterativen, cross-funktionalen Setup zusammen.

Die Herausforderung: Zwei Onboardings in Einklang bringen

Das Design einzelner Screens war nicht die eigentliche Herausforderung. Die Schwierigkeit lag darin, zwei konkurrierende Onboarding-Flows innerhalb einer einzigen User Journey zu vereinen.

App-Onboarding vermittelt die Kernfunktionen
Plus-Onboarding kommuniziert Premium-Vorteile
Der Zeitpunkt der Subscription ist unvorhersehbar
Nutzer können beide Flows zu unterschiedlichen Zeitpunkten erleben

Ohne Abstimmung entstand ein hohes Risiko für:

überlappende Trigger
wiederholte Unterbrechungen
fragmentierte erste Nutzungserfahrungen

Die Komplexität lag nicht in den einzelnen Flows, sondern in ihrem Zusammenspiel.

Kollaborative Problemdefinition

Um die unterschiedlichen Perspektiven aus Produkt, Redaktion und Entwicklung zusammenzubringen, habe ich einen kollaborativen Workshop moderiert.

Statt einzelne Features zu diskutieren, verlagerte sich der Fokus auf das Gesamterlebnis:Wie kann Onboarding sowohl das Produkt verständlich machen als auch den Premium-Mehrwert kommunizieren – innerhalb einer einzigen Journey?

Basierend auf Stakeholder-Input, vorheriger Research und Benchmarking entstand eine gemeinsame Problemdefinition:

“Wie können wir Kernfunktionen und Premium-Mehrwert vermitteln, ohne Nutzer beim ersten Einstieg zu überfordern?“

Designansatz

Nutzer erleben Onboarding nicht als getrennte Systeme, sondern als einen zusammenhängenden Flow.Frühe Konzepte kombinierten beide Onboarding-Ebenen in einer Sequenz – mit dichten und fragmentierten Ergebnissen.

Das führte zu mehreren Problemen:

überlappende Onboarding-Trigger
wiederholte Unterbrechungen
zu viele aufeinanderfolgende Informationsscreens
unklare Trennung zwischen Produkt- und Premium-Inhalten

Instead of guiding users, the experience risked overwhelming them during first use. Through iteration and quick feedback, the focus shifted toward pacing, reducing density and distributing onboarding more deliberately across the journey.

Zentrale Produktentscheidung

Um die Komplexität aus verschiedenen Einstiegspunkten und Triggern zu beherrschen, habe ich die Onboarding-Logik über Nutzerzustände, Content-Typen und Interaktionsmomente hinweg strukturiert.
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Diese Struktur definierte wann Onboarding erscheinen sollte, verhinderte aufeinanderfolgende Informationsscreens und trennte klar zwischen Produkt- und Premium-Onboarding.

Dadurch verschob sich der Fokus vonWas zeigen wir?“ → „Wann zeigen wir es?“

Auf dieser Grundlage wurde das Onboarding als sequenzielle Erfahrung neu aufgebaut:

App-Onboarding vermittelt zunächst das Grundverständnis
Plus-Onboarding erfolgt verzögert und kontextabhängig
Onboarding-Elemente werden über die Journey verteilt

Sequence of mobile screens illustrating an onboarding user flow.

So wurde sichergestellt, dass Nutzer zuerst das Produkt verstehen, bevor sie mit Premium-Inhalten konfrontiert werden – bei gleichzeitig weniger Unterbrechungen und mehr Klarheit.

3. Exploring Onboarding Best Practices

Throughout the project, I observed a certain fluidity in the terminology when discussing onboardings and recognized instances of using specific terms interchangeably. This made me to undertake a comprehensive exploration of the realm of "first-screens”, that involved a thorough understanding of distinctions between launch screens, splash screens, and the rest. To bring everyone working on the project aligned, I gave a presentation that showcased an array of initial mobile app interactions designed to welcome, inform, or guide users effectively. By synchronising our terminology and by having a shared understanding, we could ensure a united approach moving forward.

Launch & Splash screens

They should lead to the sense of decreased loading times
Provide a teaser of the actual UI, branding to the app
Apple states that “it isn’t an opportunity for artistic expression”

When to use them?

A launch screen must be provided in both iOS & Android
Placeholder UI is a great way to convey a sense of loading
Branded launch screens as a brief brand exposure

Personalised set ups

Used for apps that require personalisation in order to provide value, or a personalised experience to the user
Users are asked to select / set up things they are interested in

When to use them?

When the app only becomes valuable once personalised
When the task at hand needs further information to be completed

Tooltips & Coach marks (Progressive Onboarding)

The most commonly used method for progressive onboarding
Shown to the user exactly when they need to see them
Appears at the first interaction on certain stage

When to use them?

Showing the user where to start with a task
Pointing out a new feature
Explaining how to use a custom interaction

It’s common to be asked to login or sign up at first use
Multiple ways for a user to login; email, username, password, phone number, social media logins

When to use them?

When you have a pre-existing user base
When most functions can be used only when logged in

Walkthrough (Function-oriented onboarding)

Focuses on functionality, teaches the user how to use the app
Specific instructions on how to perform certain actions
The user is taken to a journey right away at the start

When to use them?

When most functions can be used only when logged in

Walkthrough (Benefit-oriented onboarding)

Focuses on the benefits and the value it can provide to users
Aims to increase your conversion rate
Motivates people to use your app

When to use them?

If you want to showcase the value proposition of your app
When presenting the core benefits of your app

6. Refining the User Flow to Prevent Overload

After the stakeholder check-in, I came up with a more unified concept, where the App onboarding screens were prioritised while the Plus onboarding, that became a walkthrough, is only shown to the user after they "completed" the App onboarding.

This userflow was more refined, but somehow it still felt overwhelming. Given the numerous possibilities of how readers interact with our app, with this concept implemented they would encounter a new piece of information on almost every screen, potentially ruining the first experience due to information overload. A quick guerrilla research reassured me in my assumption and I decided to adjust the flow in a way that users always encountered an intermittent screen between two onboarding tooltips, with no new piece of information. The blueprint below proved to be a helpful aid for me to oversee this extensive userflow.

Relying on this blueprint, I created the complete onboarding concept, showcasing both the feature-related onboarding and the plus subscription benefits in a well-timed manner.

Please note: The user flow below shows a case when a new reader interacts with the app the first time and signs up for WELTplus only after having spent a certain amount of time with browsing and reading articles.

Testing: Nutzerfeedback & Erkenntnisse

Nach Abstimmung mit den Stakeholdern wurde das Konzept als klickbarer Prototyp mit fünf Nutzern getestet, um Reibungspunkte und Verständnisprobleme zu identifizieren.

Illustration showing user feedback quotes from onboarding testing.

Wichtigste Erkenntnisse:

Nutzer verstanden den Unterschied zwischen Feature-Onboarding und Premium-Kommunikation
Die neue Sequenz reduzierte wahrgenommene Unterbrechungen
Es gab keine größeren Verständnisschwierigkeiten über verschiedene Einstiegsszenarien hinweg
Einzelne Nutzer wünschten sich mehr Personalisierung (für spätere Iterationen berücksichtigt)

Ergebnisse & Impact

Nach der Implementierung konnten deutliche Verbesserungen in zentralen Engagement-Metriken beobachtet werden.
Darüber hinaus entstand eine skalierbare Struktur, die Produkt- und Premium-Onboarding in einer konsistenten Experience vereint.

Metric

Before Onboarding

After Onboarding

Change

Users completing App Onboarding

❌ Not applicable

45%

+45%

Churn rate (first week)

34%

30%

-4 PP (-12%)

Users completing Plus Onboarding

❌ Not applicable

35%
of those who start it

+35%

Users adopting features

❌ Not applicable

50%

New engagement
metric

User feedback score

4.1/5

4.3/5

+0.2

Reflexion

Dieses Projekt hat gezeigt, dass Onboarding kein einzelner Flow ist, sondern ein System – geprägt durch Timing, Kontext und Nutzerzustand.
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Die eigentliche Herausforderung lag nicht im Design einzelner Screens, sondern in der Abstimmung mehrerer Produktziele innerhalb einer Experience.

Durch den Fokus auf Sequenzierung statt Informationsmenge wurde das Onboarding effektiver, und konnte Nutzer besser führen, ohne sie zu überfordern.

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